Digital personalhåndbok
Spar tid i HR-arbeidet og sørg for at ansatte faktisk kjenner til og følger virksomhetens rutiner, retningslinjer og krav i arbeidsforholdet.
Hva er en personalhåndbok?
Det finnes tusenvis av ting ansatte lurer på i løpet av en arbeidshverdag. Mange spørsmål går igjen, og de samme svarene må ofte gis flere ganger. En personalhåndbok samler disse svarene på ett sted og fungerer som virksomhetens oppslagsverk for regler, rutiner og forventninger i arbeidsforholdet. Dette selvfølgelig fortutsatt at de de ansatte faktisk kjenner til og bruker den.
Når ansatte selv kan finne svarene på det de lurer på, og bruker personalhåndboken aktivt, reduseres behovet for løpende oppfølging fra ledere og HR. Det sparer tid, gir færre avklaringer og sikrer at alle ansatte får samme informasjon og behandles likt. Personalhåndboken beskriver også hvilke føringer lovverket legger for arbeidsforholdet, og blir dermed et viktig verktøy for en tydelig og balansert personalpolitikk.
Når ansatte ikke kjenner til innholdet i personalhåndboken, øker risikoen for feil praksis, ulik behandling og brudd på interne rutiner og lovkrav. Derfor bør virksomheten aktivt sørge for å innholdet er kjent, tilgjengelig og brukt i arbeidshverdagen.
Hva bør en personalhåndbok inneholde?
Innholdet vil variere fra virksomhet til virksomhet, men noen temaer går igjen i de fleste personalhåndbøker. Typiske kapitler kan være:
- Arbeidstid, ferie og fravær
- Retningslinjer for bruk av IT-utstyr
- Varsling og etiske retningslinjer
- HMS-regler og sikkerhet
- Interne rutiner og personalpolitikk
Når dette er samlet i ett oppslagsverk, blir det enklere for ansatte å orientere seg i arbeidshverdagen og finne svar uten å måtte spørre.
Hvorfor bruke en digital personalhåndbok?
Tradisjonelle personalhåndbøker ligger ofte som dokumenter i mapper eller på intranett. Det gjør dem vanskeligere å oppdatere og finne frem i. Utdatert innhold som ingen vet hvor ligger, hjelper lite i praksis.
En digital personalhåndbok gjør det enkelt å holde informasjon oppdatert og tilgjengelig til enhver tid. Det senker terskelen for bruk og øker sannsynligheten for at ansatte faktisk benytter håndboken i arbeidshverdagen.
Resultatet er færre avbrytelser i arbeidshverdagen, mindre tid brukt på gjentakende spørsmål og en langt mer effektiv prosess for HR.
Les også: Kartlegg psykososialt arbeidsmiljø med undersøkelser
Digital personalhåndbok i PlusOffice
Hos PlusOffice får dere en ferdig strukturert personalhåndbok som en integrert del av vårt HMS- og HR-system. Når virksomheten opprettes i systemet, registreres sentral bedriftsinformasjon gjennom en oppstartsveileder. Denne informasjonen brukes til å fylle ut personalhåndboken automatisk, slik at dere raskt får et ferdig oppslagsverk tilpasset virksomheten.
Personalhåndboken settes opp i henhold til gjeldende lover, krav og regler i arbeidslivet. Den gir en oversikt over hvilke retningslinjer som gjelder i virksomheten, og dekker sentrale temaer i arbeidsforholdet, som ansettelse, arbeidstid, overtid, fravær samt ansattes rettigheter og plikter.
Samtidig står dere helt fritt til å tilpasse innholdet som dere vil. Dere kan redigere tekst, legge til egne instrukser eller utvide håndboken med interne rutiner. Systemet gir dere et ferdig utfylt utgangspunkt som enten kan brukes slik det er, eller tilpasses etter virksomhetens behov.
Resultatet er en oppdatert og tilgjengelig personalhåndbok som de ansatte faktisk bruker. Det gir færre spørsmål, tydeligere forventninger og bedre etterlevelse i virksomheten.
Fyll inn skjemaet under for å få mer informasjon om hvordan dere kan komme i gang med PlusOffice eller kontakt oss for å få hjelp med å få bedre utnyttelse av systemet.
Hva bør en personalhåndbok inneholde?
En personalhåndbok bør inneholde informasjon om sentrale forhold i arbeidsforholdet, som arbeidstid, ferie, fravær, HMS-regler, bruk av IT-utstyr og interne retningslinjer. Målet er å samle viktig informasjon på ett sted slik at ansatte enkelt finner svar på spørsmål som er sentrale for sitt arbeidsforhold.
Hva er en digital personalhåndbok i et HR-system?
En digital personalhåndbok er et oppslagsverk over virksomhetens regler, rutiner og retningslinjer for arbeidsforholdet. Når personalhåndboken er en del av et HR-system, blir informasjonen tilgjengelig for ansatte på samme plattform som fravær, ferie og personaladministrasjon.
Hva er en personalhåndbok?
En personalhåndbok er virksomhetens oppslagsverk over regler, rutiner og retningslinjer i arbeidsforholdet. Den gir ansatte oversikt over rettigheter, plikter og interne rutiner, og fungerer som et viktig verktøy i personalarbeidet.
Personalhåndboka fungerer som et oppslagsverk for sentrale deler av et arbeidsforhold, slik som arbeidstid, ferie, sykefravær, personalpolitikk, lønn, IT, sikkerhet, arbeidsmiljø og mye mer. En god personalhåndbok bidrar til lik og rettferdig behandling av samtlige ansatte. Sentrale bestemmelser tilfører også trygghet og forutsigbarhet på arbeidsplassen.