Tiltaksbedrifter har et omfattende ansvar knyttet til dokumentasjon, journalføring, rapportering og oppfølging av deltakere i ulike NAV-tiltak. Kravene er detaljerte og strenge, og for mange bedrifter betyr dette betydelig administrasjon og risiko for feil dersom systemstøtten ikke er god nok.

Det er derfor viktig for tiltaksarrangører å ta i bruk digitale systemer som ivaretar alle krav fra NAV og er godkjent iht. NAV sin databehandleravtale.

Hvorfor tiltaksarrangører trenger digitale journalsystemer

Et helhetlig digitalt journalsystem er i praksis selve fundamentet for å kunne drive tiltaksarbeid effektivt og i tråd med krav fra NAV. Systemet må støtte hele løpet fra deltakerregistrering og tiltaksplaner til løpende journalføring, dokumentasjon av aktiviteter og generering av rapporter.

Det handler om etterprøvbar, sikker og systematisk håndtering av sensitive personopplysninger. For tiltaksbedrifter er det særlig tre områder som skiller et godt system fra et som bare delvis fungerer.

  • Det første er journalføring. All oppfølging må dokumenteres tydelig og sikkert, og systemet må sikre at alle data som legges inn kan spores slik at det er etterprøvbart, samtidig som personvernet til deltakeren ivaretas.
  • Det andre er rapportering. NAV stiller detaljerte krav til innhold og leveringstidspunkt. Systemet bør derfor ha ferdige maler og automatikk som henter ut data fra systemet og reduserer tidsbruken for de ansatte, samtidig som kvaliteten på rapportene sikres.
  • Det tredje området omhandler tiltaksplaner og deltakeroppfølging. Her må både planer, samtaler, fremdrift og måloppnåelse kunne følges, oppdateres og rapporteres på en enkel måte.

System utviklet for tiltaksarrangører

En løsning som er spesialutviklet for tiltaksarrangører skiller seg ved at den faktisk ivaretar alle disse behovene i én og samme modul. De er laget for NAV-kravene – ikke tilpasset i etterkant. Det betyr blant annet at systemet håndterer krypterte overføringer, skanninger og sensitiv dokumentasjon på en måte som er helt avgjørende i denne bransjen.

Det er få leverandører av komplette systemer for oppfølging av tiltaksdeltakere i Norge, og kun PlusOffice integrerer dette i et fullverdig HMS- og HR-system hvor også ordinære ansatte kan følges opp. Dette gir færre systemer å administrere og bedre dataflyt i organisasjonen. Alt i alt betyr dette at et spesialisert journalsystem for tiltaksarrangører ikke bare er en fordel, men en nødvendighet.

PlusOffice tilbyr en komplett tiltaksmodul som er NAV-godkjent og fullt integrert i vårt HMS- og HR-system. Dette gir tiltaksbedrifter en unik fordel som få andre leverandører kan tilby. PlusOffice har også en egen tilleggsmodul «Min Plan», som gir tiltaksdeltakerne og arbeidsveilederne en kryptert kommunikasjonskanal med mulighet for utveksling av planer, digital signering på dokumenter o.l., for å følge opp brukerne på en best mulig måte. Denne er tilgjengelig uten ekstra kostnad.

Når tiltaksmodulen er integrert i det samme systemet virksomheten bruker til HMS og personalledelse, jobber man i ett samlet oppsett med felles innlogging og felles arbeidsflyt. Det gjør oppfølgingen av både ansatte og deltakere i NAV-tiltak vesentlig enklere. Effektiv brukerstyring gir god kontroll på tilgangen til systemet, for på best mulig måte å sikre personvernet for både ansatte og tiltaksdeltakere.

Løsningen krever mindre opplæring, reduserer risiko for feil og gir en mer effektiv administrativ hverdag. I stedet for å forholde seg til flere separate systemer, ligger alt på ett sted og gir en helhetlig arbeidsflyt som sparer både tid og ressurser.

PlusOffice kan også utvides til å bli en del av bedriftens kvalitetsoppfølgingssystem med ferdige sjekklister o.l. for sertifiseringer som EQUASS og ISO.

Les mer om vårt system for tiltaksarrangører

Jeg ønsker å bli kontaktet

Hvilke temaer er du interessert i?