Slik følger du opp avvik fra registrering til tiltak

Hva er et avvik?

Et avvik er rett og slett noe som ikke er som det skal. Det er et forhold som avviker fra normalen, eller fra det som er bestemt og forventet på arbeidsplassen. Et avvik kan for eksempel være en løs ledning som henger fra taket, manglende bruk av verneutstyr, en rutine som ikke følges i praksis eller brudd på etablerte sikkerhetstiltak.

I mer alvorlige tilfeller kan avvik også være uønskede hendeler eller uhell. Felles for dem er at de skal registreres og følges opp for å redusere risiko og hindre gjentakelse.

Hva er avvikshåndtering?

Avvikshåndtering er prosessen der virksomheten registrerer, vurderer og følger opp hendelser som bryter med interne rutiner, lover eller HMS-krav. Målet er å redusere risiko, avverge ulykker, hindre gjentakelser og sikre kontinuerlig forbedring.

God avvikshåndtering er en sentral del av HMS-arbeidet og et krav etter arbeidsmiljøloven (§2-3 (2)b.). Samtidig gir det ledelsen bedre oversikt og bidrar til et tryggere og mer forutsigbart arbeidsmiljø.

Hvordan følger man opp et avvik i praksis?

I praksis følger oppfølging av avvik en enkel og forutsigbar struktur. Avviket registreres først, før alvorlighetsgrad og risiko vurderes. Deretter vurderes årsaken til avviket, tiltak settes inn, og oppfølgingen dokumenteres og evalueres. Hvor grundig oppfølgingen skal være, avhenger av avvikets art og risiko.

Denne trinnvise tilnærmingen gjør det enklere å fordele ansvar, følge opp frister og sikre sporbarhet i HMS-arbeidet.

Hvordan skal avvik registreres?

Avvik bør registreres så raskt som mulig etter at de oppdages. En god registrering beskriver:

• Hva som skjedde
• Hvor og når hendelsen fant sted
• Hvem som var involvert
• Gjerne et bilde, hvis mulig

Jo tydeligere beskrivelse, desto enklere blir det å finne riktige tiltak. Lav terskel for rapportering er avgjørende for å fange opp forhold som ellers kan utvikle seg til mer alvorlige hendelser.

Hvorfor er årsaksanalyse viktig?

Når et avvik oppstår er det viktig å forstå hvorfor det skjedde, ikke bare hva som skjedde. Årsaken kan for eksempel ligge i mangelfulle rutiner, utilstrekkelig opplæring eller feil bruk av utstyr. Når virksomheten forstår årsaken til avviket, blir det lettere å sette inn tiltak som faktisk reduserer risiko og hindrer at samme problem oppstår igjen.

Korrigerende tiltak og internkontroll

Korrigerende tiltak er handlinger som settes inn for å rette opp avvik og forhindre gjentakelse. Tiltakene skal stå i forhold til risikoen og alltid ha tydelig ansvar og frist. Det er også viktig at tiltakene dokumenteres, slik at effekten kan vurderes og følges opp.

Når avvik følges opp systematisk over tid, gir de verdifull innsikt i svakheter i rutiner og arbeidsprosesser. Dermed blir avvik et viktig verktøy for å styrke internkontrollen og forbedre arbeidsmiljøet.

Systematisk avvikshåndtering fra registrering til tiltak

Systematisk håndtering av avvik, med digital dokumentasjon, gir en rask og oversiktlig prosess fra avviket oppstår til det er vurdert og utbedret.

Med PlusOffice får virksomheten et komplett system for registrering, oppfølging og dokumentasjon av avvik. Ansatte kan enkelt melde inn hendelser via en egen hurtigmeny, mens ledelsen får full oversikt over tiltak, ansvar og frister. Dette gjør det enklere å følge opp avvik på en strukturert måte og sørge for rask og effektiv utbedring.

Les mer om avvikshåndtering eller benytt skjemaet under for å snakke med oss om hvordan dere kan komme i gang med vårt komplette system for HMS- og personalledelse.