Risikovurdering: Hva krever loven av arbeidsgiver?
Risikovurdering er et lovkrav for alle virksomheter. Her forklarer vi hva arbeidsgiver faktisk må gjøre, og hvordan du gjør det enkelt i praksis.
Mange daglige ledere har en vag følelse av at de burde ha «gjort noe med HMS». Risikovurdering er gjerne det ene konkrete punktet som blir stående. I denne artikkelen forklarer vi hva som faktisk kreves, hva det betyr i praksis, og hvorfor det er enklere å få på plass enn de fleste tror.
Hvem har ansvaret for risikovurdering?
Ansvaret for risikovurdering ligger hos arbeidsgiver, ikke hos en HMS-konsulent. Internkontrollforskriften slår fast at alle virksomheter med ansatte skal kartlegge farer og vurdere risiko. Det gjelder uavhengig av størrelse og bransje. Et regnskapsbyrå med seks ansatte har de samme grunnleggende forpliktelsene som et produksjonsanlegg med hundre.
Les mer: Arbeidstilsynets veiledning om risikovurdering i HMS-arbeid
Det er altså arbeidsgiver, i praksis daglig leder, som har ansvaret. Ikke verneombudet, en ekstern konsulent eller en HR-avdeling du kanskje ikke har. Du kan selvfølgelig sette bort deler av arbeidet, men du kan ikke sette bort ansvaret. Kravet til risikovurdering er forankret i internkontrollforskriften.
Det innebærer heldigvis ikke at du som daglig leder må bli en HMS-ekspert. Det betyr bare at du må sørge for at det gjøres, at det dokumenteres, og at det følges opp.
Hva er en risikovurdering i praksis ?
En risikovurdering er i bunn og grunn et strukturert blikk på hva som kan gå galt på arbeidsplassen din. Hva kan potensielt skade en ansatt fysisk, psykisk eller helsemessig? Hvor sannsynlig er det at noe skjer, og hvor alvorlig vil konsekvensen være? Hva gjøres for å redusere risikoen for det?
Det finnes ingen fasit på nøyaktig hvordan det skal gjøres, men dokumentasjonen skal kunne vise at dere faktisk har tenkt gjennom dette, med konkrete observasjoner, ikke generelle formuleringer. «Vi passer på at det er ryddig» er ikke en risikovurdering. «Fallrisiko ved lagerport B - sklisikre matter og månedlig kontroll» er det.
Arbeidstilsynet er ikke primært ute etter å finne feil. De er ute etter å se at du har et system som fungerer. Mangelfull eller utdatert dokumentasjon er likevel en av de vanligste avvikene de avdekker.
Vurderingene bør oppdateres jevnlig, og alltid ved endringer som f. eks. en ny arbeidsoppgave, ny ansatt, nytt utstyr og ombygging. En risikovurdering fra 2019 som aldri er rørt siden, er sjelden tilstrekkelig.
De ansatte skal være med på risikovurdering
Et krav som ofte blir oversett: de ansatte skal involveres i risikovurderingen. Det er ikke bare en formalitet. Den som bruker trucken, arbeider i kassa eller tar støyende maskiner i bruk hver dag, ser risiko som ikke er synlig fra et kontor.
Involvering betyr ikke nødvendigvis store møter. Det kan være et strukturert samtaleforløp, en gjennomgang på avdelingsmøtet, eller at ansatte har mulighet til å melde inn observasjoner løpende. Det viktigste er at det skjer, og at det dokumenteres hvem som ble spurt og hva som kom frem.
Tiltak uten oppfølging er ikke mye verdt
Den vanligste svakheten i HMS-arbeid er ikke at bedrifter ikke identifiserer risiko, men at de ikke følger opp tiltakene. Noen tiltak settes i gang, mange glemmes. Etter noen måneder er det uklart hvem som skulle gjøre hva, og om det ble gjort.
En risikovurdering bør derfor alltid kobles til konkrete tiltak med ansvarlig person og frist. Og det bør finnes en enkel måte å sjekke status på. Ikke for å kontrollere enkeltpersoner, men for å sikre at ingenting faller mellom stolene.
Det er her mange opplever at papirbaserte eller epost-baserte løsninger ikke strekker til. Ikke fordi systemet er dårlig, men fordi en travel hverdag gjør det lett å miste oversikten.
Hva et digitalt HMS-system faktisk gjør for deg
PlusOffice er bygget rundt nettopp dette: å gjøre det lettere å holde HMS-arbeidet levende, ikke bare å dokumentere at det eksisterer. I praksis betyr det at risikovurderinger ikke starter med blanke ark, at varsler går ut automatisk når noe skal følges opp, og at all dokumentasjon er samlet og lett å hente frem.
Det betyr også at du slipper å huske alt selv. Systemet minner deg på. Du slipper å lete gjennom gamle e-poster for å finne ut hva som ble besluttet. Du kan dele tilgang med den som faktisk skal følge opp, uten at ting kopieres eller glipper.
For en daglig leder uten HMS-stab er dette er en måte å håndtere en reell forpliktelse på uten at den tar uforholdsmessig mye tid.
Et fornuftig sted å begynne
Hvis risikovurdering er noe du vet du burde hatt bedre kontroll på, er du ikke alene om det. De fleste bedrifter i samme situasjon mangler ikke vilje, de mangler et enkelt sted å begynne og et system som gjør det håndterbart å holde det ved like.
Vi viser deg gjerne hvordan PlusOffice fungerer i praksis, tilpasset din bransje og størrelse. Ingen forventning om at du kjøper noe, bare en konkret gjennomgang av hva et system kan gjøre for deg.
Book en demo eller ta kontakt direkte på post@plusoffice.no eller +47 488 53 888.