Timeføring handler også om dokumentasjon
Mange sverger fortsatt til å føre timer i Excel, på papirskjemaer eller gjennom de samme manuelle rutinene de har brukt i årevis. Problemet er at ting fort begynner å skli litt ut når arbeidstid, overtid, avspasering og fravær håndteres manuelt.
Når timer føres litt her og litt der, øker også risikoen for feil i lønnsgrunnlaget, manglende pauser og usikkerhet rundt timebank og overtid.
Samtidig er ikke registrering av arbeidstid valgfritt. Arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidsgiver skal ha oversikt over faktisk arbeidstid og kunne dokumentere den ved behov.
Arbeidsgivere må blant kunne dokumentere:
- Når arbeidsdagen starter og avsluttes
- Pauser og hviletid
- Samlet arbeidstid
- Overtidsarbeid
Arbeidsmiljøloven §10-7 slår fast at arbeidsgiver skal føre en fortløpende oversikt over den enkelte arbeidstakers arbeidstid.
Arbeidstilsynet presiserer videre at arbeidsgiver har ansvar for at all arbeidstid og pauser blir registrert skriftlig, slik at man har en oppdatert og lett tilgjengelig oversikt over faktisk arbeidstid for hver arbeidstaker.
Timeføring for ansatte på farten
For bedrifter innen transport, logistikk og servicearbeid blir timeføring fort mer krevende. Ansatte jobber ofte på ulike lokasjoner, arbeidstiden varierer fra dag til dag, og pauser eller overtid blir ikke alltid registrert fortløpende.
Dette er spesielt krevende i transportbransjen, men gjelder for alle ansatte som tilbringer mye tid på farten utenfor normal arbeidsplass. Da kan ting fort gå i surr om man ikke har gode rutiner og et vanntett system for timeføring.
Når timeføringen fortsatt håndteres manuelt, er det fort gjort at timer registreres for sent, pauser glemmes eller overtid ikke blir fanget opp riktig. Og når ting først begynner å glippe, påvirker det fort både lønn, overtid og intern kontroll.
Med digital timeføring blir det enklere å registrere arbeidstid fortløpende, enten ansatte jobber på kontoret, ute på oppdrag eller bak rattet.
Digital timeføring gir bedre oversikt
Når timeføring samles digitalt, blir det enklere å registrere arbeidstid fortløpende og holde oversikt over timer, overtid og fravær.
Samtidig reduseres manuelt arbeid og risikoen for feil i lønnsgrunnlaget. Historikk, dokumentasjon og rapporter blir også enklere å hente ut ved behov, både for ansatte, ledere og administrasjon.
For mange handler det egentlig om å slippe unødvendig manuelt arbeid og få alt samlet på ett sted.
Enklere timeføring med PlusOffice
PlusOffice gjør det enkelt å samle timeføring, fravær og dokumentasjon i ett system.
Ansatte kan føre timer direkte fra mobilen når de er på farten, fra PC på kontoret eller bruke nettbrett som stemplingsur på arbeidsplassen. Samtidig får ledere full oversikt over arbeidstid, overtid og fravær i hele bedriften.
Alle timer loggføres direkte i systemet og settes automatisk opp i timelister. Det gjør det enklere å holde kontroll på blant annet lønn, avspasering, overtid og eventuell timebank.
Noen bedrifter trenger enkel timeføring, mens andre har behov for prosjektstyring, rapportering og automatiske beregninger. PlusOffice kan tilpasses begge deler.
Timelister kan godkjennes direkte i systemet, fraværsforespørsler håndteres fortløpende, og all dokumentasjon samles på ett sted. Det gjør hverdagen enklere både for ansatte, ledere og administrasjon.
Ønsker dere bedre kontroll på timeføring i virksomheten?
Fyll ut skjemaet under, så viser vi hvordan PlusOffice kan gjøre hverdagen enklere.