Den bør være et oppslagsverk over hvilke retningslinjer som gjelder for virksomheten. Ved å kommunisere disse gjennom en håndbok alle i virksomheten har tilgang til forebygger man misforståelser og sikrer likebehandling.

Forskjellen på HMS/KS-håndbok og Personalhåndbok

Siden det ikke finnes noen direkte formelle formkrav rundt innhold tar vi utgangspunkt i normaltilfellene.

Innehold i en personalhåndbok skiller seg fra HMS og kvalitetsrutiner da personalhåndboken tar utgangspunkt i det generelle arbeidsforholdet og er på en måte utfyllende for arbeidsavtalen. Mens HMS og Kvalitetsarbeidet skal imøtekomme et risikobilde i forhold til arbeidssituasjoner, arbeidsmiljø og kundetilfredshet.

Innehold i en personalhåndbok

Innholdet i en personalhåndbok bygger ofte på bestemmelsers fra lovverket. Så på spørsmålet om det stilles krav til å ha en personalhåndbok er konklusjonen at det er innholdet som er avgjørende. Virksomheten er pålagt å etterleve bestemmelsene i lovverket og det forutsettes derfor at man har kjennskap til disse. Det er et godt lederverktøy og bidrar til tydelighet rundt håndtering og oppfølgning av ferie, fravær ansettelsesforhold osv. samt. hvilke krav som gjelder.

Emner som ofte er og bør være omtalt i en personalhåndbok:

  • Ansettelsesforhold, herunder retningslinjer for ansettelse, oppfølgning, advarsler, avslutning, styringsrett osv.
  • Fravær, herunder retningslinjer for bruk av egenmeldinger, generelt sykefravær, sykdom barn, andre permisjonsordninger osv.
  • Ferieavvikling, herunder retningslinjer for planlegning, varighet, frister, feriepenger, avvikling osv.
  • Arbeidstid, herunder hvilke ordninger som gjelder i virksomhet, overtid, avspasering, pauser osv.
  • Personalordninger, forsikringer som yrkesskadeforsikring, pensjonsordning, databriller osv.
  • Personopplysninger og systemer, herunder retningslinjer for behandling av personopplysninger, informasjon om GDPR osv.
  • Utbetalinger, herunder informasjon om lønnsutbetaling, adgang til trekk i lønn, feriepenger, sykepenger, skatt osv.
  • Interne retningslinjer og rutiner, eksempelvis ruspolitikk, bruk av sosiale medier, taushetsplikt, tilgang til informasjon og andre bestemmelser i virksomhet.
  • Utlegg og reiser i arbeid, retningslinjer for bruk av privatbil, private utlegg o.l.
  • m.m.

Opprettelse, oppdatering og publisering av en personalhåndbok

Innehold i en personalhåndbok vil som oftest i stor grad påvirkes av offentlig lovverk kombinert med interne rutiner.

Det finnes mange løsninger og ulike «type» personalhåndbøker. Flere leverandører og bransjeforeninger tilbyr «Personalhåndbøker» som selvstendige produkter der virksomheten kan kjøpe tilgang til nye publikasjoner. Innholdet i disse er ofte generell informasjon med henvisninger til lovverk og informasjon om hvilke rutiner virksomheten må utarbeide. Virksomheten må da ofte utarbeide tilleggsdokumenter for å beskrive egne rutiner.

Andre utarbeider slike håndbøker internt enten alene eller med bistand fra konsulenter. Utfordringen med disse er at de fort risikerer å bli utdaterte som følger av endringer i lovverket.

Platform for å distribuere håndbøker med vedlagt dokumentasjon som gir en god versjonskontroll er også et viktig element. Felles filområder, papirutganver og andre formater der versjonskontroll over tid blir vanskelig bør av naturlige årsaker unngås.

PlusOffice Personalhåndbok

Vi er leverandør av et komplett ledelsessystem for internkontroll og personalarbeid. Vårt system inneholder allerede i dag en svært effektiv plattform for opprettelse og deling av håndbøker.
Det har derfor vært ønskelig at vi også skal levere Personalhåndbøker. De potensielle utfordringene med andre løsninger er tatt høyde for og vi har utviklet et oppsett som er svært fleksibelt og som tilpasses den enkelte virksomhet.

  • Ansatte får alltid tilgang til gjeldene versjon automatisk i systemet (pc, mobil og pad)
  • Veileder som automatisk setter opp en ferdig håndbok med integrerte tilpasninger.
  • «Ikke en bruksanvisning for å lage en intern personalhåndbok, men «den» interne personalhåndboken»
  • Innhold levert av PlusOffice blir automatisk oppdatert i personalhåndboken.
  • Endringer i virksomheten som registreres i systemet blir automatisk oppdatert personalhåndboken.
  • Virksomheten kan selv gjøre tilpasninger og legge til eget innhold.

Personalhåndboken leveres uten ekstrakostnader til PlusOffice sine kunder iht. vår kundepolicy.

Vi er glade for å kunne gi våre kunder mulighet til å effektivisere sitt HMS og personalarbeide, redusere kostnader og øke kvaltieten.